Попытаемся разобраться с вопросом — как организовать корпоративную почту? А сколько времени уже говорят, что электронная почта устарела, как средство обмена информацией? А она все же продолжает быть одним из основных средств коммуникаций в современном мире. По разным оценкам доля использования электронной почты за последние 10 лет несколько снизилась в общем объеме средств коммуникаций. Но, как и прежде, в разных сферах бизнеса она остается лидером и составляет 30-50% от общего объема обмена сообщениями.
Опыт организации корпоративной почты для бизнеса
И так. У вас бизнес и есть сотрудники, которые активно используют электронную почту в бизнес-процессах. Как правило, вопрос правильной организации работы электронной почты в бизнесе возникает не сразу. А уже в процессе достаточно длительного периода использования так называемой «корпоративной» почты. Что к этому подталкивает руководителей? Часто таким событием является увольнение сотрудника, который использовал в производственных целях личный ящик электронной почты. Поэтому возникает ситуация невозможности отправки и получения сообщений от клиентов или партнеров. В итоге частичная контактов. Как следствие необходимо вносить изменений в схему организации корпоративной почты «на ходу»..
Поэтому рекомендуем не использовать личные адреса электронной почты сотрудников в бизнес процессах.
Основные способы организации электронной почты
Почта без собственного домена
1. Используйте бесплатные почтовые сервисы.
Для этого создать необходимое количество почтовых ящиков и сообщить каждому сотруднику реквизиты. Желательно создавать адреса не личные, а служебные. Например, не olga@gmail.com, а zakaz-companiya@gmail.com
Корпоративная почта с собственным доменом
2. Закажите платный почтовый сервис.
Многие бесплатные почтовые сервисы предлагают бизнес-пакеты для организации корпоративной почты. GSuite — наиболее популярный из представленных в Украине да и во всем мире сервис от Google. Практически все платные сервисы предлагают возможность использования вашего домена для создания адресов электронной почты компании. Например, sale@companiya.com.ua. Этот вид сервиса наиболее популярен в бизнес сфере. И вот почему. За незначительные деньги вы сможете достаточно быстро организовать корпоративную почту. А в последующем с помощью админ-панели управлять адресами, паролями, переадресацией писем и даже рассылками. Стоимость пакетов для бизнеса уточняйте у каждого сервиса отдельно. Цена зависит в основном от количества ящиков и размера дискового пространства. Конечно же есть и ограничения. На практике для бизнеса с количеством почтовых ящиков до 10 это наиболее эффективный способ.
3. Используйте почту в пакете хостинг услуг.
Если у вас нет своего хостинг сервера или отдельного сервера для почты. Но скорее всего у вас есть сайт, который размещен у провайдера хостинг услуг. Такие провайдеры включают в свои хостинг-пакеты возможность создания и использования адресов электронной почты. Эти адреса создаются в панели управления хостингом. И включают в себя тот же домен, что и сайт. Уточните условия хостинга и создавайте свою корпоративную почту.
4. Настройте собственный почтовый сервер.
Электронная почта используется не только для внешних коммуникаций с контрагентами. А часто большой объем сообщений отправляется и получается внутри компании. Особенно когда более 20 сотрудников в компании, использующих электронную почту. То уже стоит подумать о настройке собственного почтового сервера. А если планируете отправлять и получать информацию, которая содержит коммерческую или технологическую тайну. То в таком случае лучше использовать свой почтовый сервер. Это обеспечит возможность не только контроля отправки и получения сообщений. Но и содержания этих сообщений. Помимо этого гибкие настройки сервера и полный контроль над управлением почтовых ящиков обеспечат:
- защиту от вирусных атак. Возможность определения источника заражения.
- антиспам защита. Но это требует более глубоких знаний и опыта от администратора почтового сервера.
- возможность контроля доставки сообщений получателю.
- скорость отправки и получения сообщений внутри компании будет значительно выше.
Конечно же стоимость организации корпоративной электронной почты с помощью собственного почтового сервера выше по сравнению с другими способами. Но выбор за вами.